目前在餐飲旅館業工作,營運上使用的管理系統分成3個構面:
1.餐廳訂餐用POS系統
2.客房用訂房系統
3.行政財務作業用鼎新系統
前兩者是因應收入端的管理,而第3個就是一般公司都會有採購、會計、人事等。
根據目前使用過的系統(鼎新SmartERP/Cosmos/TIPTOP/EazyFlow/Digiwin、文中MERP,歸納出以下重點:
1.此系統提供的功能是否契合公司規劃的帳務結構,ex:總公司的分店收支要怎麼表達在同一套帳內?(可透過"部門管理"的功能來應用)
2.各項報表(ex:日記帳、明細帳、損益表等等)的匯出格式是否有excel,因為套裝軟體提供的報表是有限的,必需要能匯出excel格式,如此才能滿足主管想瞭解的其他報表資訊。以及所匯出的excel欄位是否容易做資料分析(必需匯出單純的資料表,亦即只有一列標題列且無任何跨欄置中等等格式設定最佳)
3.各項報表列印之限制,有些會限制只能用中一刀則必需配合去買紙,若統一是A4的報表列印會比較方便。
4.是否結合營業稅申報功能,若有是否可做內外帳?若之後有規劃想由公司自行報稅,則可考慮此點。
5.軟體安裝方式:單機版(工作地點受限)、線上版(網路連線即可作業,彈性高)。
6.同時上線的最高人數:通常會提供基本的同時上線人數,需考量每月最高使用量(通常是月初結帳)的狀況來衡量是否需加購人數,以免造成使用者塞車,延宕到結帳時間。
7.結合手機APP即時查帳功能(適合上班地點不固定者)
8.會計系統裡通常會被切分為數個子系統分開販售:採購訂購、應付帳款、應收帳款、資金票據、固定資產、人事管理、會計總帳。
一般較小規模的公司會只買會計總帳,它的作業方式是直接按原始憑證建立傳票,系統自動過帳後編製報表;而有購買子系統的公司,會在「訂購」時就確定了會計科目,因此它的傳票是透過子系統被拋轉出來的,會計人員是不需要自己建立傳票的。
目前推薦的系統如下:
1.鼎新雲端ERP B2http://b2.digiwin.biz/
這套系統的特點是結合手機APP,隨時可以掌握會計帳務的狀況,但必需考量它是否契合公司的帳務結構以及各項報表的匯出或列印是否無虞。而它的收費方式比較特別,是按月計費的,一般會計系統通常是會先收取一筆軟體費,保固一年,保固過後再視公司需求看是否需買維護合約。
這套軟體有部門管理和多公司帳務功能,在帳務結構的規劃上,可以有比較多的應用,但所匯出的報表格式沒有文中MERP管理布政使/會計總帳來的好運用,但都可匯出EXCEL格式,只是會花比較多時間做編排。此系統沒有結合營業稅申報,也無法手機APP即時查詢帳務。
此系統的特點是結合營業稅申報,讓會計人員在做內帳時,一併將外帳需申報的憑證做處理,如此不僅可節省營業稅申報時間,也可即時掌握外帳。它也有部門管理和多公司帳務功能,並且所匯出的EXCEL格式是我用過最好運用的,在做主管想看的其他報表時是花最少時間的。
提供以上3套軟體參考,也可以根據我整理出的8點來搜尋其他更適合的軟體喔!
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    Excel哪裡有問題

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